Университет XXI века Проектное развитие

Совместный семинар УРПД и центра «Информационные оптические технологии»

С сентября по октябрь Управлением по развитию проектной деятельности (УРПД) проведены совместные семинары на факультетах НИУ ИТМО по вопросам развития проектной деятельности подразделений. Участники и организаторы мероприятий поделились опытом их проведения.

Филипп КАЗИН, начальник УРПД:

– Основная цель проведения совместных семинаров-собраний на факультетах – понять, что необходимо сделать для повышения эффективности проектной деятельности подразделений. Не везде данная деятельность развивается легко. Разобравшись в проблемах, мы сможем выстроить систему проектного менеджмента, в которой проектный менеджер (ПМ) будет решать текущие задачи подразделения в интересах сотрудников факультета или НИИ. Семинары позволяют наладить диалог между сотрудниками и ПМ.

Главный результат семинаров – запуск механизма совместной проектной деятельности, включающий как сбор и распространение информации о фондах и грантах, так и консалтинг по проектным предложениям. Обе стороны взяли на себя определенные обязательства: ПМ – работать со всем коллективом, а руководители подразделений (прежде всего заведующие кафедрами и лабораториями) – оказывать им административную поддержку и помогать выстраивать взаимоотношения с коллегами. Во всяком новом деле важно, чтобы все участники чувствовали вовлеченность в процесс.

Елена БОБРИЦКАЯ, проектный менеджер ЕНФ:

– В семинаре по проектному менеджменту, прошедшем в начале октября на ЕНФ, приняли участие представители трех кафедр факультета: их заведующие, ведущие сотрудники и молодое поколение, которое представляли аспиранты кафедр, а также студенты, заинтересованные в развитии своих дипломных проектов.

После демонстрации возможностей информационно-консалтинговой системы (ИКС ПМ) все присутствующие выразили желание зарегистрироваться и получать своевременную целевую информацию по объявленным конкурсам (были зарегистрированы более 20 сотрудников факультета).

Многие из присутствующих захотели пройти тренинг по работе с ИКС ПМ (в настоящее время собирается группа для его проведения), а четыре человека записались на предстоящую осеннюю школу фандрайзинга. Обучение запланировано на середину ноября.

Семинар прошел успешно и дал толчок для активизации проектной деятельности. В ходе обсуждений возникли важные замечания и предложения по дальнейшей совместной работе.

Дмитрий ШПАКОВ, проектный менеджер ФОИСТ:

– На семинаре нашего факультета, прошедшем в конце сентября, обсуждались проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники и студенты при ведении проектной деятельности. Наиболее остро стоял вопрос о недостатке актуальной информации о грантах, конкурсах и других возможностях внешнего финансирования. Именно поэтому на семинаре была представлена ИКС ПМ НИУ ИТМО, которая решает задачи по сбору и распространению данных.

На сегодняшний день на факультете ФОИСТ в ИКС ПМ зарегистрировались 15 человек, которые уже получают новости об открытых конкурсах и проектах в соответствии со специализацией кафедры и областью своих научных интересов.

Андрей ИВАНОВ, проектный менеджер центра «Информационные оптические технологии»:

– В результате семинара, прошедшего в начале сентября в ЦИОТ, были выявлены активные молодые сотрудники, стремящиеся работать над своими проектами. Также мероприятие дало толчок к общению с Отделом стратегического планирования и развития. В результате был организован ряд встреч с его менеджерами по вопросам форсайта.

Михаил ХОДЗИЦКИЙ, проектный менеджер факультета ФиОИ:

– Участие в семинаре приняли представители всех кафедр факультета ФиОИ, в том числе студенты.

В результате была организована рабочая группа проектного менеджмента факультета, куда вошли представители разных кафедр.

После семинара был проведен тренинг по работе в ИКС ПМ. В настоящее время система постоянно используется при подготовке и написании отчетов по проектам.

Участники созданной группы были обучены основам работы в ИКС ПМ НИУ ИТМО, которая стала полезным инструментом при подготовке проектов.

Галина ОДИНЦОВА, проектный менеджер ИФФ:

– На факультете было организовано несколько мероприятий. Во-первых, в мае состоялось выступление на совете факультета, а также были проведены шесть встреч с заведующими кафедрами. Во-вторых, в сентябре прошло отчетное выступление на совете факультета, а в октябре – встреча с членами рабочей группы ПМ ИФФ.

К проектной деятельности были привлечены 60 человек (студентов, аспирантов и молодых преподавателей). Это удалось сделать благодаря взаимодействию с ПМ кафедр, подписке на рассылку об актуальных конкурсах, объявлениям о наборе в группу проектного менеджмента ИФФ на сайте университета, на стендах, в профильных группах «ВКонтакте», а также личному обаянию.

На настоящий момент уже подготовлено или находится на финальной стадии оформления 17 заявок на конкурсы различного уровня.

Александр БИККУЛОВ, начальник Отдела содействия проектной деятельности подразделений:

– Подчеркиваю особую важность информирования коллектива и студентов факультета о возможностях получения финансирования. Чтобы эта задача была решена, ПМ обязан знать о проходящих конкурсах, существующих фондах и программах.

Если ПМ еще не расставил тэги по конкурсам и не создал подписку на них, то ему необходимо вручную пересылать информацию о новых конкурсах по электронной почте, звонить ученым, руководителям коллективов, перспективным студентам и аспирантам. Причем использование всех перечисленных механизмов одновременно добавит делу эффективности. Так или иначе, информация о возможностях финансирования должна доходить до сотрудников и учащихся факультета.

Именно своевременное информирование различных целевых групп позволяет ПМ принести факультету наиболее быструю и ощутимую пользу. Подобный опыт работы позволит создать определенную репутацию особенно в том случае, когда ПМ – новый на факультете человек.

Если какие-либо сотрудники кафедр и факультетов все еще не получают информацию о возможностях финансирования или стажировок, им нужно обратиться к ПМ своих факультетов, контакты которых есть на портале нашего университета в разделе «Деятельность / Проектная деятельность».